Для любого бизнеса, особенно для того, который ищет внешние инвестиции, важно иметь актуальную финансовую информацию. Кредиторская и дебиторская задолженность – это важные счета, которые показывают движение денежных средств в бизнесе. Понимая разницу между этими счетами, а также то, как их рассчитывать и управлять ими, вы сможете обеспечить точность финансовой отчетности вашего предприятия.

В этой статье мы объясним, что такое кредиторская и дебиторская задолженность, как рассчитать каждый тип счета и в чем разница между этими двумя счетами.

Что такое кредиторская задолженность?

Кредиторская задолженность – это запись денег, которые вы или ваше предприятие в настоящее время должны другому предприятию или частному лицу. Для целей бухгалтерского учета она считается текущим обязательством, поскольку это деньги, которые должны быть выплачены в течение короткого периода времени. В большинстве случаев кредиторская задолженность подлежит погашению в течение тридцати дней после получения счета, но этот срок может варьироваться в зависимости от платежной политики предприятия.

Например, если вы приобрели у компании канцелярские принадлежности на сумму $45 и попросили компанию выслать вам счет за принадлежности, а не оплачивать их сразу, вам необходимо указать эту сумму в кредиторской задолженности. Отслеживание кредиторской задолженности важно для предприятия, чтобы вести финансовый учет того, сколько денег ему причитается, но еще не выплачено.

Предприятию важно знать, сколько денег у него есть в наличии, когда оно принимает решение о закупках, поэтому оно должно учитывать кредиторскую задолженность наряду с другими обязательствами. Кроме того, отслеживание кредиторской задолженности позволяет предприятию узнать, не просрочены ли платежи. Наконец, потенциальные инвесторы и акционеры смотрят на финансовую информацию, чтобы определить, готовы ли они вкладывать деньги в компании. Финансовые отчеты и коэффициенты включают кредиторскую задолженность в число обязательств предприятия, что позволяет получить полную информацию о финансах компании.

Как рассчитать кредиторскую задолженность

Кредиторская задолженность рассчитывается просто, особенно если вы регулярно ведете учет. Вот шаги, которые вы можете предпринять для расчета и управления кредиторской задолженностью:

1. Внесите счет или счет-фактуру

Как только вы получаете счет или счет-фактуру от другого лица или компании, рекомендуется внести эту информацию в свои финансовые документы. Чтобы впоследствии вам было легче найти эту информацию, включите в нее несколько ключевых фрагментов. Например, вы можете указать дату покупки или оказанных услуг, а также имя компании или физического лица. Если вы получили номер счета-фактуры, вы можете указать и эту информацию. Вы также можете рассмотреть возможность хранения счета в специально отведенном месте для неоплаченных счетов до тех пор, пока он не будет оплачен.

Внесите причитающуюся сумму как «кредит» в кредиторскую задолженность. Кредитом считаются деньги, которые уходят из бизнеса, тогда как дебет – это деньги, которые приходят в бизнес. Поэтому кредиторская задолженность обычно должна включать кредитовый остаток, чтобы отразить деньги, которые бизнес планирует выплатить в конечном итоге.

2. Проверьте сумму

Если у вас есть квитанция или договор с информацией о том, сколько вы рассчитывали потратить, проверьте сумму и дату, чтобы убедиться, что она соответствует информации в полученном счете или счете-фактуре. Если вы заметили что-то несоответствующее, как можно скорее свяжитесь с компанией или частным лицом, чтобы исправить ошибку.

3. Обновляйте записи после совершения платежа

После того как вы проверили сумму и произвели платеж, обдумайте возможность повторного обновления кредиторской задолженности. Запишите дату платежа, сумму, название компании или физического лица и способ оплаты. Если вы выписываете чек, не забудьте указать номер чека в своих записях. Вы также можете указать номер счета-фактуры, если вы его получили. Эта сумма записывается в дебет кредиторской задолженности.

Что такое дебиторская задолженность?

Дебиторская задолженность – это запись платежей, которые другой человек или предприятие должны вам или вашему предприятию. Поскольку вы обычно ожидаете оплаты в течение короткого периода времени, дебиторская задолженность считается текущим активом. Обычно дата оплаты статьи дебиторской задолженности зависит от счета, который высылает ваш бизнес. Некоторые компании требуют оплаты сразу после получения счета, в то время как другие дают получателю 30 дней.

Отслеживание дебиторской задолженности помогает бизнесу узнать, какой объем доходов он может ожидать в течение короткого периода времени, а также отследить, какие клиенты в настоящее время должны деньги. Отслеживая дебиторскую задолженность, вы также можете узнать, не оплатил ли клиент свои счета, не переплатил ли кто-то или недоплатил.

Например, если клиент нанял вашу компанию для фотосъемки своих сотрудников, вы должны записать ожидаемый платеж в дебиторской задолженности и выставить счет после завершения работы.

Как рассчитать дебиторскую задолженность

Дебиторскую задолженность также легко поддерживать, если вы регулярно обновляете записи. Для расчета дебиторской задолженности выполните следующие действия:

1. Введите сумму задолженности

Как только вы предоставили услугу или товар клиенту, которому вы планируете выставить счет, запишите эту информацию в дебиторскую задолженность. Укажите дату, название клиента или компании и сумму задолженности. Сохраняйте любые квитанции или контракты, которые соответствуют этой сумме, чтобы вы могли предоставить эту информацию клиенту позже, если он попросит.

Эта сумма вводится в дебиторскую задолженность как «дебет», то есть деньги, которые должны вашему бизнесу.

2. Создание счета-фактуры или счета

После оказания услуги или поставки товара отправьте клиенту счет или счет-фактуру с указанием суммы долга. Как правило, шаблон для этого можно найти в Интернете или в финансовом программном обеспечении, которым вы уже пользуетесь. Обязательно укажите информацию о том, как оплатить счет, например, адрес или информацию о прямом депозите, а также дату оплаты.

3. Введите платеж

После получения платежа от клиента введите его как кредит дебиторской задолженности. Обязательно укажите всю информацию, если в будущем вам понадобится ссылаться на этот платеж. Запишите имя или название компании клиента, сумму платежа, дату получения платежа и подробную информацию о том, как был произведен платеж.

Чем отличается кредиторская задолженность от дебиторской задолженности

Ключевое различие между кредиторской и дебиторской задолженностью заключается в том, что кредиторская задолженность отслеживает деньги, которые вы должны, а дебиторская задолженность отслеживает деньги, которые вам должны другие. Другими словами, кредиторская задолженность – это текущее обязательство, а дебиторская задолженность – текущий актив. Обе эти системы помогают отслеживать деньги, которые еще не были обработаны, но одна показывает деньги, которые вы должны заплатить, а другая – деньги, которые вы получите в будущем.

Кредиторская задолженность обычно является кредитным счетом – это означает, что общая сумма отражает деньги, которые уходят из бизнеса. Общая сумма может быть представлена в виде отрицательного числа. Дебиторская задолженность обычно является дебетовым счетом и отражает поступление денег. Этот итог обычно указывается как положительное число. Большинство предприятий используют оба типа счетов для ведения точного учета, поскольку многие предприятия приобретают товары в кредит и оказывают услуги до получения оплаты.