Термин «кредиторская задолженность» относится к неоплаченным долгам, возникшим у предприятия за продукцию или услуги, предоставленные третьей стороной, например, поставщиком.

Определение и примеры кредиторской задолженности

Кредиторская задолженность включает в себя долги перед поставщиками, продавцами, предприятиями и любыми другими третьими сторонами. По сути, это общая сумма неоплаченных расходов от проведения операций между предприятиями. Эта задолженность включает в себя расходы, связанные с покупкой продуктов и услуг, которые еще не оплачены. Например, товарно-материальные запасы, которые производитель предоставил, но не получил за них оплату, будут включены в кредиторскую задолженность.

Для получения оплаты поставщики обычно предоставляют счет-фактуру с подробной информацией о покупке, чтобы получить причитающиеся средства. Счет-фактура основывается на информации, предоставленной в оригинальном заказе на покупку. Как только счет-фактура получен предприятием, он добавляется в раздел пассивов балансового отчета как счет по статье кредиторской задолженности. Во многих компаниях есть отдел, который управляет процессом кредиторской задолженности. Эти сотрудники отвечают за обработку счетов-фактур и следят за тем, чтобы платежи, причитающиеся другим предприятиям, были точными и своевременно оплачены.

Малые предприятия, не имеющие такого отдела, могут поручить задачи по управлению кредиторской задолженностью административному работнику или бухгалтеру, работающему по контракту, либо воспользоваться программным обеспечением или услугами по автоматизации кредиторской задолженности.

Как работает кредиторская задолженность

Чтобы понять, как работает кредиторская задолженность, вам необходимо разобраться в каждой части цикла кредиторской задолженности:

  • Классифицировать данные в плане счетов
  • Включить информацию о закупках поставщиков в кредиторскую задолженность
  • Понимать условия и методы оплаты
  • Проверять счета на точность
  • Обработать платежи
  • Записывать информацию о платежах в главную книгу

Процесс начинается с отчета, известного как план счетов. Этот отчет включает все операции предприятия, в том числе кредиторскую задолженность, и позволяет упорядочить процесс, распределяя их по категориям. План счетов может быть создан с помощью бухгалтерского программного обеспечения или вручную с помощью электронной таблицы.

После отслеживания всей необходимой информации об операциях предприятия, вы захотите сузить фокус именно на кредиторской задолженности. Здесь вам необходимо включить информацию о покупках, сделанных у поставщиков, продавцов или других компаний, которым вы должны заплатить. Вы должны включить всю необходимую информацию, такую как номера счетов, условия оплаты, описание продукции, сроки оплаты, электронную почту, адреса и другую контактную информацию. Здесь вы также убедитесь, что условия и способы оплаты в каждом счете понятны.

Чтобы избежать начисления процентов, убедитесь, что платежи осуществляются в сроки, указанные поставщиком в условиях оплаты. Например, поставщик может включить в счет-фактуру условия оплаты в течение 30 дней с даты выставления счета.

Когда все необходимые данные собраны, необходимо подтвердить номер заказа на поставку. Убедитесь, что счет-фактура точен и соответствует полученным товарам и услугам. Если информация в счете-фактуре не соответствует продуктам, услугам или любой другой информации в системе компании, счет-фактура может быть отправлена обратно поставщику или отложена до решения вопроса. Когда все счета будут признаны точными и правильными, необходимо начать обработку платежей.

Платежи могут осуществляться через прямой депозит, чек, банковский перевод, кредитную карту или с помощью бухгалтерского программного обеспечения. Как только платежи будут обработаны, они должны быть зарегистрированы в главной книге или в журнале, чтобы показать, что платеж был произведен.

Виды кредиторской задолженности

Под кредиторской задолженностью обычно понимаются платежи, причитающиеся внешним продавцам или поставщикам, хотя в различных отраслях это значение может трактоваться по-разному. Предприятия могут классифицировать расходы в зависимости от их назначения в рамках бизнеса.

Например, одно предприятие может отнести зарплату контрактного работника к операционным затратам, если рассматривать ее как повседневные расходы, необходимые для ведения бизнеса, а другое – к кредиторской задолженности, если рассматривать ее просто как платеж третьей стороне.

При рассмотрении всех операций, которые ваш бизнес проводит с другими предприятиями и третьими сторонами, типы долгов, которые могут быть указаны в разделе кредиторской задолженности, могут включать платежи за продукты и услуги, такие как:

  • Товарно-материальные запасы
  • Производственные материалы
  • Услуги по техническому обслуживанию и ремонту
  • Счета за грузоперевозки
  • Командировочные расходы
  • Счета по закупочным картам
  • Недавние покупки основных средств

Отслеживание расходов по кредиторской задолженности может помочь предприятиям избежать уплаты дополнительных процентов, поддерживать хорошие рабочие отношения с поставщиками, а также дать представление об общем финансовом положении и движении денежных средств.

Подведем итог

Кредиторская задолженность – это задолженность предприятия перед поставщиками, продавцами или другими третьими лицами, которая еще не оплачена. В балансовом отчете она указывается как текущее обязательство.

Для отражения кредиторской задолженности обычно используются счета-фактуры, показывающие продукцию или услуги, предоставленные третьей стороной. В счетах-фактурах указываются важные детали, такие как стоимость, условия оплаты, номер заказа на покупку, предоставленные услуги или продукты, а также контактная информация.

Типы операций, которые регистрируются как кредиторская задолженность, включают такие счета, как закупки товарно-материальных ценностей, производственных материалов, услуги по техническому обслуживанию и ремонту, а также командировочные расходы.