Инвойс – это документ, направляемый поставщиком товара или услуги покупателю, в котором указаны предоставленные товары или услуги и сумма задолженности. Инвойс устанавливает обязательство покупателя по оплате. Инвойсы являются важной частью системы бухгалтерского и финансового учета вашего предприятия, поскольку в них фиксируются операции по продаже.

Узнайте больше о том, что входит в инвойсы, как они работают и как выставить инвойс покупателю.

Что такое инвойс?

Инвойс – это документ, направляемый покупателю поставщиком продукции или услуг. Он устанавливает обязательство покупателя по оплате и служит доказательством долга. Инвойсы необходимы для многих предприятий, но практически обязательны для любой компании, работающей с цепями поставок или предлагающей услуги без предварительной оплаты.

Как работает инвойс

После поставки товара или услуги компания составляет инвойс, содержащий все детали сделки и ожидаемые платежи. Для начала важно отметить дату создания инвойса, так как это позволяет обеим сторонам знать, когда наступает срок оплаты. Даже если у компании нет условий (временных рамок для оплаты), правильная датировка важна для бухгалтерского учета.

В инвойсе также должны быть указаны контактные имена обеих сторон и их адреса. Если вы создаете инвойс в бухгалтерской программе, вам может понадобиться только адрес электронной почты клиента, но все же нелишним будет собрать и указать физический адрес на случай, если вам понадобится отправить реальное письмо или документ.

Описание приобретенных товаров, будь то продукты или услуги, включая цены и количество, будет включено в инвойс. Часто у вас будут стандартные описания товаров и инвентарные номера, но чем конкретнее и подробнее, тем лучше. Важно не оставлять места для путаницы.

Чтобы выставить инвойс клиенту, начните с указания номеров предыдущих документов, связанных с этой продажей, включая заказ на покупку, договор купли-продажи или смету. Определите проданные и поставленные товары и убедитесь, что каждый из них имеет свою собственную строку. Чтобы обеспечить надлежащую оплату, убедитесь, что любые депозиты или скидки применяются к инвойсу и четко указанным условиям продажи.

В условиях оплаты может быть указано «нетто 30 дней», что означает, что вся сумма должна быть оплачена в течение 30 дней. Нетто 60 дней означает, что вся сумма должна быть выплачена в течение 60 дней, и так далее.

Инвойсы по сравнению с заказами на поставку

Инвойсы иногда путают с заказами на поставку. Принципиальная разница заключается в том, что заказы на поставку приходят до сделки, а инвойсы – после. Заказы на поставку фиксируют заказ клиента продавцу или поставщику, а инвойс фиксирует получение товара или услуги и условия оплаты. Многие компании используют заказы на поставку как часть процесса утверждения.

Некоторые компании требуют заказы на поставку товаров или услуг на определенную сумму.

Инвойсы по сравнению со счетами

Хотя инвойсы и счета часто используются как взаимозаменяемые, разница между ними заключается в конкретной информации, которую содержит инвойс. Инвойсы – это юридические документы, обычно используемые для бухгалтерских и налоговых целей. Они очень описательны и содержат информацию об обеих сторонах, участвующих в сделке, в то время как счета обычно не содержат никакой информации о клиенте и являются более общими.

Обычно счет можно получить без инвойса, как, например, в ресторане или розничном магазине, и часто он выставляется с расчетом на немедленную оплату, а не на сроки, установленные в будущем. Инвойсы – это особый вид счетов, но не все счета являются инвойсами.

Подведем итог

  • Инвойс – это документ, направляемый поставщиком товара или услуги покупателю, в котором указаны предоставленный товар или услуга и сумма задолженности.
  • Инвойсы выставляются после поставки товара или услуги.
  • Условия оплаты включают сумму задолженности и срок оплаты.
  • Инвойс отличается от счета, поскольку он высылается после поставки товара или услуги, а не до.