Система управления кандидатами (ATS): что это такое, преимущества

Система управления кандидатами (ATS) – это программное обеспечение, которое управляет процессом рекрутинга и найма, включая объявления о вакансиях и заявки на вакансии. Она систематизирует информацию о соискателях и делает ее доступной для поиска. Как следует из названия, ATS отслеживает кандидатов в процессе приема на работу. Она помогает с планированием собеседований, выдает уведомления и предупреждения, а также отправляет автоматические электронные письма кандидатам и внутренним сотрудникам, таким как рекрутер и менеджер по персоналу.

Но эти системы – гораздо больше, чем просто организаторы. ATS также используется для отбора кандидатов и рекомендует наиболее квалифицированных кандидатов. Они могут провести предварительный анализ соискателей, чтобы найти наиболее подходящих для работы. Они также могут искать ключевые слова или использовать алгоритмы типа ИИ, которые проводят более глубокий анализ соискателя вакансии. Цель состоит в том, чтобы ускорить рассмотрение HR-заявлений и резюме.

Преимущества систем управления кандидатами

ATS предназначена для организации и ускорения процесса найма, предоставляя следующие возможности и преимущества организациям любого размера.

Это программное обеспечение позволяет повторно использовать описания вакансий для нескольких должностей, сокращая усилия, необходимые для публикации вакансии.
Оно может размещать объявления о вакансиях и управлять ими на внутренних и внешних сайтах вакансий организации и на сторонних сайтах вакансий, а также в социальных сетях, таких как LinkedIn и Twitter.
Оно поддерживает базу данных о новых кандидатах и людях, которые могут быть перспективными для будущих вакансий.
AST собирает информацию о кандидатах, включая любые сообщения и вакансии, на которые они подавали заявки в прошлом, чтобы создать единое представление и профиль каждого кандидата.
Оно также может помочь отсортировать и ранжировать кандидатов, например, путем первоначального сканирования кандидатов, чтобы выбрать тех, кто лучше всего соответствует квалификационным требованиям.
Его также можно настроить для автоматизации ответов, рассылки напоминаний об интервью и оповещения людей в базе данных о новых вакансиях. С этой точки зрения ATS действует как форма управления взаимоотношениями с клиентами.

Использование всех преимуществ функций, доступных в ATS, может помочь сократить ручные процессы, привлечь потенциальных кандидатов и, в конечном итоге, быстрее заполнить открытые заявки лучшими кандидатами. Но у многих ATS есть другие особенности и преимущества, которые могут быть не столь очевидны.

Например, система управления кандидатами может быть использована, чтобы побудить людей подавать заявки. Некоторые системы используют чат-ботов для взаимодействия с кандидатами и помощи им в заполнении заявок. Она также может пытаться удерживать кандидатов, информировать соискателей об их статусе и предупреждать их, если требуется дополнительная информация.

ATS также позволяет сотрудничать, позволяя любому, кто участвует в процессе найма, быть в курсе прогресса в заполнении вакансии и участвовать в обсуждении выбора кандидата.

Система управления кандидатами может использовать разную степень интеллекта для сортировки кандидатов. Технологии варьируются от сопоставления ключевых слов до алгоритмов, которые более глубоко анализируют данные каждого кандидата. В ответ на резюме ATS может отправить кандидату серию вопросов, чтобы помочь узнать больше о кандидате.

Продукты ATS, использующие эти методы скрининга на основе ключевых слов, начинают сталкиваться с конкуренцией со стороны систем, использующих подходы машинного обучения и обработки текстов на естественном языке (NLP). Некоторые поставщики наращивают возможности, которые анализируют прошлые решения фирмы о найме, чтобы выявить характеристики наиболее эффективных сотрудников. Эти данные о нынешних сотрудниках затем используются для информирования алгоритма ATS, который ищет в истории работы и образовании закономерности, свидетельствующие об успехе.

Другой целью этих технологий ATS является снижение предвзятости, бессознательной или иной, при рекрутинге и приеме на работу. Например, машинное обучение и технология NLP применяются к объявлениям о вакансиях, чтобы избежать формулировок, которые слегка отговаривают мужчину или женщину от подачи заявления. По мнению исследователей, предвзятость является серьезной проблемой при приеме на работу.

Сайты вакансий добавляют функции отслеживания, похожие на систему управления кандидатами, и отходят от идеи, что они являются просто «досками объявлений». Некоторые оценивают соискателей по тому, насколько хорошо они соответствуют требованиям, указанным в объявлении о вакансии. Сайты вакансий также могут предлагать интеграцию с существующей ATS.

Как работает система управления кандидатами

Система управления кандидатами помогает организации управлять каждым этапом процесса найма, от написания объявления о вакансии до предложения работы. Это включает в себя интеграцию с основными досками объявлений по трудоустройству, чтобы упростить размещение объявлений о вакансиях, упорядочить приложения и позволить кандидатам создавать профили. ATS отслеживает все действия, происходящие вокруг кандидата. Следующие шаги типичны для процесса найма:

Заявка создается и при необходимости утверждается в системе.
Работа размещена в одном или нескольких местах. Обычно вакансия публикуется внутри для сотрудников и на веб-сайте организации, где кандидаты могут узнать об организации и ее бренде работодателя. Работа также может быть одновременно размещена на досках вакансий.
Кандидаты подают заявку на вакансию на веб-сайте организации или непосредственно на доске объявлений о вакансиях, если такая функция доступна. Возможно, им придется ответить на вопросы, связанные с должностью, например, об их опыте работы и образовании. Возможно, в системе настроен автоматический отказ от кандидатов на основании ответов на определенные вопросы.
Система управления кандидатами может анализировать резюме и оценивать новые заявки по мере их подачи.
Рекрутер рассматривает кандидатов в системе и отбирает кандидатов для дальнейшей работы. Кандидаты, которые не были выбраны, могут получить электронное письмо с автоматическим отказом.
При необходимости могут проводиться собеседования с рекрутером, менеджером по персоналу и другими людьми. После каждого собеседования можно вносить записи в ATS для дальнейшего использования.
Когда предпочтительный кандидат определен, рекрутер обычно использует ATS для отправки предложения кандидату.
Если кандидат примет предложение, он будет «нанят» в системе управления кандидатами. Затем функции адаптации ATS будут доступны для недавно нанятого сотрудника, где он сможет читать и подписывать политики электронной подписью, заполнять онлайн-формы и узнавать больше об организации. Если организация не имеет функции адаптации в системе ATS или HR, политики и формы часто заполняются вручную.

Конкурентный рынок ATS

Рынок систем управления кандидатами является конкурентным и переполненным, и существует не менее 100 поставщиков ATS. По оценкам IDC, мировая выручка от технологий и услуг по привлечению талантов в компанию, включая ATS и программное обеспечение для набора персонала, будет расти со средним годовым темпом роста 5,2% с 2019 по 2023 год.

Термин «система управления кандидатами» широко используется и считается подмножеством системы управления подбором кадров. Последний термин является общим термином для любой технологии, связанной с набором персонала. Это может включать системы управления отношениями с кандидатами. Кандидаты в ATS, но не отобранные для немедленной работы, могут рассматриваться как часть потока талантов и доступны для будущих возможностей. Система управления отношениями с кандидатами поддерживает связь с этими перспективами.

Преимущество большого количества поставщиков заключается в том, что вы можете выбрать того, который лучше всего подходит для вашей организации с точки зрения функциональности, стоимости и других важных для вас критериев. Это может быть возможность интеграции с другими вашими кадровыми системами, в которых хранятся данные, безопасность и шифрование, или любое количество конкретных потребностей.

При поиске ATS есть два типа поставщиков:

Поставщики, ориентированные на рынок ATS, такие как iCIMS, Jobvite, Oracle Taleo, Greenhouse, Lever и другие. Они также могут предложить дополнительный модуль в дополнение к ATS.
Поставщики, предлагающие модуль ATS как часть общей системы управления персоналом. Примеры включают Oracle Cloud HCM, SAP SuccessFactors, Ceridian Dayforce, UKG (ранее Ultimate Software and Kronos) и многие другие. В некоторых случаях ATS доступна только в том случае, если вы реализуете основной модуль HR поставщика.

Как соискатели могут «обыграть» системы управления кандидатами

Системы программного обеспечения для управления кандидатами предназначены в первую очередь для того, чтобы помочь рекрутинговым командам оптимизировать свои процессы. Из-за этого резюме кандидата может никогда не быть увиденным человеком, а если и будет, то только в течение нескольких секунд.

Раньше соискатели могли использовать такие приемы, как использование цветной бумаги, чтобы сделать свое резюме заметным. Сегодня есть новые уловки, чтобы попытаться «обыграть» систему и повысить вероятность успеха в процессе подачи заявки.

Адаптируйте свое резюме к описанию должности. Это занимает больше времени, чем использование одного резюме для каждой вакансии, на которую вы подаете заявку, но если компания использует ATS, которая ранжирует резюме на основе ключевых слов, у вас больше шансов на высокий рейтинг, если терминология в вашем резюме соответствует требованиям компании.
Не преувеличивайте правду и не включайте ключевые слова, для которых у вас нет опыта. Ваше резюме может оказаться в верхней части стопки, но рекрутер быстро заметит преувеличение.
Включите акроним и полную форму при первом использовании фразы в резюме. Часто рекрутеры не являются специалистами в вашей области и могут плохо разбираться в терминологии вашей профессии.
Избегайте использования изображений, чтобы поделиться информацией о себе. Если организация использует синтаксический анализатор резюме, информация не будет считана, и в вашем профиле ATS останутся недостающие данные.
Убедитесь, что ваше резюме сохранено в виде удобочитаемого текста. Самый простой способ сделать это – отправить документ, совместимый с Microsoft Word, или файл PDF.
Используйте стандартные заголовки разделов, которые распознает синтаксический анализатор резюме. Например, используйте «Образование» в качестве заголовка для перечисления программ, которые вы закончили.
Используйте простой шрифт, такой как Arial или Times New Roman, а не тот, который выглядит художественно, так как синтаксический анализатор резюме может не читать другие шрифты должным образом.
Следите за ящиком нежелательной почты в своем почтовом программном обеспечении, чтобы не пропустить письмо, поскольку электронная переписка часто будет автоматизирована и может выглядеть как нежелательная почта.
Убедитесь, что ваше резюме выглядит профессионально, исправив орфографию и грамматику, используя заголовки и убедившись, что разделы выстроены правильно.
Включите хорошее в верхней части резюме, подчеркнув то, что вы приносите в организацию, а не то, что вы от нее хотите. Скорее всего, это будет первое, на что обратится внимание рекрутера, если он откроет ваше резюме.
Если при отправке резюме вас просят ответить на вопросы, имейте в виду, что некоторые из них могут быть использованы как выбивающие вопросы. Это означает, что, если вы не предоставите ответы, которые они хотят, вы автоматически будете исключены из процесса набора. Помните, что они могут видеть ваши ответы, и, если вы слишком растянете правду, чтобы пройти вопросы, вам, возможно, придется объяснить в интервью, почему вы дали эти ответы.
Система управления кандидатами будет отслеживать все вакансии, на которые вы подавали заявки в прошлом. Поэтому лучше сосредоточиться на той работе, для которой вы обладаете достаточной квалификацией. Например, если вы подаете заявку как на должности сотрудника без менеджерских обязанностей, так и на должность директора, рекрутерам может быть сложно оценить ваш уровень опыта.
Подайте заявку онлайн, даже если друг предложил отправить ваше резюме от вашего имени. Большинство рекрутеров хотят, чтобы все резюме были в системе, чтобы их было легче отслеживать. Кроме того, если вы не отправите его самостоятельно, рекрутер может ввести его от вашего имени и пропустить информацию, которую вы хотели бы включить.
В некоторых организациях есть должности, на которые люди всегда нанимаются, например, должности с высокой текучестью кадров. Эти должности, называемые вечнозелеными, всегда могут появляться на веб-сайтах организаций, даже если кандидаты были наняты.
Наконец, запомните свой логин и пароль, чтобы вы могли войти в систему, чтобы обновить свое резюме или профиль или подать заявку на другую должность.