Система управления подбором кадров, или система управления рекрутингом (англ. Recruitment management system, или RMS) – это набор инструментов, предназначенных для управления процессом рекрутинга. Это может быть самая важная система основных человеческих ресурсов (HR). Подбор персонала является конкурентным, особенно в отношение кандидатов с высокими техническими навыками, и вызывает интерес к сложным системам подбора персонала. Эти системы разрабатываются для повышения эффективности как рекрутеров, так и соискателей.

Системы управления подбором персонала имеют ряд компонентов и функций. Они включают в себя системы управления кандидатами для управления объявлениями о вакансиях и заявками, а также функции системы управления взаимоотношениями с клиентами, позволяющие соискателям оставаться на связи и взаимодействовать. Многие из этих задач автоматизированы. Обычные задачи, такие как планирование телефонных звонков и личных собеседований, составляют часть работы, выполняемой этими системами.

Как работают системы управления подбором персонала?

Граница между системой управления подбором кадров (RMS) и системой управления кандидатами (ATS) стала размытой, но RMS обычно дополняет функции ATS. Если ATS отлично подходит для размещения заявок, отслеживания кандидатов и автоматизации процесса предложения о приеме на работу, RMS идет еще дальше, помогая HR привлекать кандидатов, автоматизируя дополнительные ручные задачи и улучшая сопоставление кандидатов с открытыми заявками.

Например, помимо публикации открытых вакансий, RMS упростит размещение заявок на нескольких досках вакансий и в социальных сетях.

Кандидатам RMS может разрешить подавать заявки непосредственно на досках вакансий или используя свои профили на таких платформах, как LinkedIn.

Более продвинутые функции могут включать системы ранжирования, которые используют алгоритмы для анализа рабочей силы работодателя. Технология может анализировать результаты работы сотрудников, резюме и другие записи, чтобы определить характеристики наиболее успешных сотрудников фирмы. Эти технологии используют методы машинного обучения для поиска закономерностей в данных. Этот процесс информирует систему ранжирования, которую работодатели используют для отбора кандидатов на собеседование.

Программное обеспечение для подбора кадров также использует технологию противодействия предвзятости для анализа объявлений о вакансиях, чтобы отмечать слова и фразы, указывающие, например, на гендерные предпочтения, которые могут отпугнуть некоторых соискателей. При приеме на работу также применяется технология противодействия предвзятости. Например, менеджер по персоналу может отдать предпочтение выпускникам определенных университетов. Технология может исключить это ограничение и помочь сосредоточить внимание на выявлении кандидатов, которые лучше всего соответствуют требованиям работы.

Системы управления подбором кадров также становятся более дружелюбными. Соискатели могут увидеть чат-бота на странице вакансий работодателя, который может общаться и отвечать на вопросы, заменяя длинный и утомительный раздел часто задаваемых вопросов.

Простота использования для кандидатов также является целью. RMS может анализировать резюме кандидата и извлекать соответствующую информацию, такую ​​как история работы и образование, вместо того чтобы кандидатам приходилось вручную вводить информацию о себе. Как только система немного узнает о кандидате, она может предложить другие вакансии, которые могут соответствовать его набору навыков. Цель состоит в том, чтобы привлечь соискателя и сохранить его интерес.

Особенности и возможности RMS

Преимущество RMS перед ATS заключается в том, что она автоматизирует многие ручные задачи, позволяя команде найма сосредоточиться на задачах, которые добавляют ценность. RMS также служит универсальным местом для команды найма, где можно просмотреть все данные, связанные с процессом найма, включая заявку на вакансию, оценки, комментарии, сведения о кандидате и многое другое.

Вот примеры функций и возможностей RMS:

  • интегрированный функционал системы отслеживания заявителей;
  • автоматический подбор кандидатов в открытые заявки;
  • чат-боты для ответов на типичные вопросы;
  • функции CRM, позволяющие квалифицированным кандидатам взаимодействовать с командой по найму;
  • автоматическое планирование собеседований и интеграция с календарным программным обеспечением, таким как Microsoft Office 365;
  • интеграция с досками вакансий, социальными сетями и другими кадровыми системами;
  • расширенные отчеты и информационные панели;
  • стандартные шаблоны писем, сообщений и заявок;
  • возможность привлечения сторонних рекрутеров;
  • отслеживание источников кандидатов (рекомендации сотрудников, доски объявлений о вакансиях и т. д.);
  • повышенная безопасность данных, поскольку вся информация хранится в одной системе;
  • напоминания для квалифицированных кандидатов и членов команды по найму;
  • трудовые договоры, адаптированные с учетом информации о кандидате и данных, взятых из вакансии;
  • поддержка электронной подписи;
  • брендирование по региону или стране и улучшение внешнего вида объявлений о вакансиях; а также
  • интеграция со вспомогательными инструментами найма, такими как оценка и проверка биографических данных.

Преимущества систем управления подбором кадров

Одним из основных преимуществ RMS является ее способность предлагать все функции, необходимые команде по найму, в одном приложении, устраняя необходимость в дополнительном программном обеспечении для привлечения талантов и рекрутинга. Все, от открытия заявки до поддержания регулярного контакта с квалифицированными кандидатами, отслеживания кандидатов в кадровых резервах и автоматизации этапов всего процесса найма, доступно в одном приложении.

RMS также предоставляет всю информацию, необходимую менеджеру по персоналу для принятия решений о найме. Это включает в себя резюме кандидата, заметки из процесса собеседования, дополнительные файлы и информацию, предоставленные кандидатом, оценки перед приемом на работу и показатели сравнения, основанные на других кандидатах, которые подали заявку. В зависимости от конкретной RMS система также может ранжировать кандидатов, используя передовые технологии, такие как искусственный интеллект и машинное обучение.

RMS часто интегрируется с приложением для адаптации от того же поставщика или поставщика основной системы управления персоналом. Интеграция обеспечивает беспроблемный опыт для новых сотрудников и сокращает объем ручных усилий, требуемых отделом кадров для создания нового сотрудника в системе управления персоналом.

Какие виды компаний должны использовать RMS?

Небольшие компании часто переходят с ручных процессов, основанных на электронной почте и таблицах, на ATS. По мере развития процесса рекрутинга и роста организации они могут захотеть вывести свой набор на новый уровень и воспользоваться преимуществами расширенных функций, предлагаемых RMS.

Однако RMS часто лучше всего подходит для средних и крупных организаций, поскольку затраты на программное обеспечение и внедрение часто выше, чем при использовании ATS. За внедрение расширенных функций, таких как чат-боты и синтаксический анализ резюме, может взиматься дополнительная плата. Кроме того, от команды по найму требуются дополнительные усилия для управления дополнительными функциями, что может оказаться трудным для небольшой группы по найму.

Еще одна причина, по которой RMS лучше всего подходит для крупных организаций – это объем резюме кандидатов. По мере роста числа кандидатов возрастает и потребность в оптимизированных процессах и автоматизации.

Рынок и стоимость систем для управления подбором кадров

Большинство продуктов на рынках RMS и ATS теперь основаны на облачных технологиях. Преимущество облачного развертывания заключается в том, что оно снижает общую стоимость владения, устраняя необходимость в обслуживании компьютерного оборудования, на котором работает программное обеспечение, и возлагая на поставщика ответственность за работу по защите данных, сдерживанию хакеров и управлению обновлениями программного обеспечения.

Цены на приложения RMS и ATS существенно различаются в зависимости от количества и типа предоставляемых функций. Небольшие компании часто могут значительно упростить процесс приема на работу, внедрив ATS, поскольку она может автоматизировать рутинные задачи и помочь организации отказаться от электронных таблиц и электронной почты. Для организаций со значительным объемом кадровой деятельности более подходящим может быть RMS.

Однако важно помнить, что общая стоимость программного обеспечения RMS, внедрения и потенциальных сторонних приложений может быть значительной. Следовательно, важно понять ваши требования, прежде чем исследовать продукты, чтобы убедиться, что вы определите варианты, которые соответствуют вашим потребностям и бюджету.

Организации, ищущие RMS, могут также рассмотреть вопрос о поставщиках ATS, поскольку их приложения могут обладать многими функциями RMS. Фактически, некоторые поставщики могут продавать свое программное обеспечение как ATS, поскольку терминология более распространена, чем RMS.

Что касается более широкого рынка программного обеспечения для набора персонала, существует множество вариантов на выбор. Многие крупные поставщики программных пакетов для управления человеческим капиталом (HCM) предлагают программное обеспечение для набора персонала, которое включает RMS. В эту категорию попадают такие ведущие производители, как Ceridian, Oracle, SAP, UKG и Workday.

Есть также поставщики, которые специализируются на приложениях RMS, например iCIMS, JobVite и многие другие.