Управление запасами: все что вам нужно знать

Складские запасы постоянно меняются. В течение дня продажи, возвраты, новые поступления – даже повреждение и кража – влияют на уровень ваших запасов. Несмотря на сложность, эффективное управление запасами и контроль запасов являются наиболее важными задачами в успешном розничном или оптовом бизнесе.

Эффективное управление запасами становится сложнее по мере роста вашего бизнеса, поэтому упростить жизнь вам и вашим сотрудникам может использование технологических решений. Вот почему система управления запасами бесценна для любого розничного бизнеса.

Это руководство расскажет вам все, что вам нужно знать о системах управления запасами. Мы объясним, какие типы систем вы можете выбрать, и какие могут вам больше подойти. Мы также опишем основные функции, которые необходимы системам для повышения эффективности и общего удовлетворения клиентов.

Однако, прежде чем мы дойдем до этого, стоит потратить некоторое время на изучение основ. Давайте разберемся, что такое эффективное управление запасами и какие преимущества вы получите от этого.

Что такое управление запасами?

Эффективное управление запасами и контроль запасов – это одно и то же, и определение довольно простое для понимания.

Управление запасами относится к процессу, с помощью которого вы отслеживаете, сколько единиц каждого товара есть у вас на складской полке, в магазине или у других розничных продавцов и дистрибьюторов. Это позволяет вам иметь нужные товары в нужном количестве в нужном месте, в нужное время и по правильной цене.

Эффективно отслеживая и контролируя свои запасы, вы будете знать, сколько у вас есть каждого товара, когда у вас может не хватить товаров, и нужно ли вам пополнять их количество, чтобы продолжать их продавать.

И как занятый владелец бизнеса, вы должны уметь делать все это с первого взгляда. Это позволяет быстро и легко принимать правильные решения о закупке. Здесь также важна правильная система управления запасами, как мы узнаем позже.

Min-max.pro – система управления запасами для 1С, которая помогает работать с запасами правильно:

• заказывать товары точно и вовремя
• понимать, что с запасами происходит

Min-max.pro включает в себя пять основных блоков:

– Автозаказ для корректного расчета потребности на основании множества факторов: прогноза продаж с учётом сезонности, страхового запаса, АВС классификации, сроков и частоты поставок, ручных корректировок и т.д.

– Загрузка прайсов и анализ цен поставщиков для системного снижения закупочных цен

– Перемещения для ускорения и упрощения распределения товаров по филиалам

– Аналитика для уверенности собственника,  руководства и самого закупщика в том, что запасы управляются правильно: расчёт оборачиваемости, GMROI, рентабельности, суммы вложений в склад, упущенного спроса, излишков и неликвидов

– Управление ассортиментом для создания сбалансированной товарной матрицы, кросс-анализа категорий и товаров, ввода вывода товаров из ассортимента

Закажите демо версию:

• 1 день от заявки до установки. На случай, когда результат нужен ещё вчера;
• 30+ дней бесплатного тест-драйва с полным функционалом на ваших данных;
• Решение отлажено и проверено на сотнях клиентов. Спокойно работаете и не отвлекаетесь на ошибки;
• Бесплатные консультации и материалы по правильной работе с запасами;
• Без рисков: платите, только после полной проверки и только если понравится.

Оставьте заявку, мы вам перезвоним. Поможем установить и проконсультируем по всем вопросам.

11 преимуществ эффективного управления запасами

Отслеживание ваших запасов – основа вашего успеха в розничной торговле. В конце концов, на самом базовом уровне ваша работа – поставлять товары для удовлетворения потребительского спроса. Вы не сможете этого сделать без эффективного управления запасами.

Ниже перечислены одиннадцать основных преимуществ эффективного управления запасами. Все они вместе объясняют важность точного отслеживания запасов в реальном времени и могут быть легко реализованы с помощью специальной системы управления запасами.

1. Меньше пропущенных продаж

Если вы не ведете точный отчет о запасах, товары могут попросту закончиться в результате чего вы будете упускать продажи. Вместо того, чтобы полагаться на свою память или посещение склада, чтобы решить, что переупорядочить, используйте актуальный отчет о запасах, чтобы:

• Быстро узнавать, каких товаров у вас мало
• Отслеживать уровень запасов товаров, которые хорошо продаются
• Заказывать товары у поставщиков и производителей, пока на складе не закончились

В зависимости от того, какое программное обеспечение для управления запасами вы используете, вы также можете установить минимальные уровни для каждой позиции. Затем вы можете просмотреть список товаров ниже этого уровня, а также быстро разместить и отправить новые заказы на покупку.

2. Лучшее инвестирование денежных средств

Чтобы добиться успеха в розничной торговле, вам нужно разумно инвестировать свои деньги, покупая нужное количество каждого товара – достаточное, чтобы поддерживать продажи и предотвращать дефицит, но не так много, чтобы некоторые товары просто лежали на полке.

Ведение точных отчетов о наличии товаров помогает. Вы можете быстро идентифицировать медленно продающиеся позиции, чтобы пометить их и избавиться от них, чтобы высвободить деньги для инвестиций в новые товары, маркетинг и многое другое.

3. Более точные отчеты

Точные отчеты о наличии товаров позволяют получать точные значения складских затрат, которые необходимы для точности нескольких финансовых отчетов, если вы используете учет затрат на продажу.

Этот метод связывает стоимость, которая напрямую зависит от стоимости активов продукта с каждой продажей.

Это делает правильные стоимостные значения критически важными для вашего баланса, а также для вашей себестоимости продаж и отчета о прибылях и убытках, от которых зависят многие управленческие решения.

4. Раннее обнаружение проблем

Если вы внимательно следите за уровнем своих запасов, вы заметите проблемы сразу же, а не через несколько месяцев во время подсчета годового цикла, когда расхождения, возможно, уже стоили вам больших денег.

Постоянно согласовывая продажи и покупки с помощью тщательно поддерживаемой системы управления запасами, вы сможете избежать многих проблем.

5. Довольные клиенты

Точные отчеты о наличии товаров также помогут вам улучшить обслуживание клиентов. Когда клиенты говорят, что они не получили ни одного из заказанных продуктов, вы должны проверить свой отчет и подтвердить, что у вас есть еще один товар на складе. Точно так же, если вы регулярно следите за уровнем запасов, вы сможете быстрее определять неправильные поставки.

А если ваша система управления запасами обновлена ​​с учетом заказов на закупку, вы сможете продавать клиентам те товары, которые им нужны, потому что вы будете знать, что еще больше скоро появятся. Такое общение побуждает ваших клиентов доверять вам, что в наши конкурентные времена является ценным активом.

6. Эффективное переупорядочивание

Повторный заказ будет быстрым и легким, если в ваших отчетах будет указано, какие товары доступны. Когда вы работаете с правильными количествами запасов и достигнете порогового значения, вы сможете инициировать новый заказ на закупку, чтобы пополнить запасы ваших товаров и продолжить продажи.

Это означает, что вы можете методично работать со своим набором товаров, принимая обоснованные решения о закупке, вместо того чтобы физически проверять полки своего склада, чтобы разместить заказ на закупку.

Если ваши отчеты поступают из расширенной системы управления запасами, вы также можете увидеть, есть ли у вас уже заказанные товары у поставщика, а также имеет ли ваш поставщик длительные сроки поставки или нерегулярные поставки. Эта информация необходима, если вы хотите держать под контролем повторный заказ.

7. Уменьшение краж и потерь

От кражи до потери или повреждения, товары могут быть потеряны по-разному. Но если вы будете управлять точными уровнями запасов, вы сможете быстро выявить проблемы.

И хотя никто не хочет думать, что их сотрудники могут украсть у них, стоит быть бдительными. Показывать своим сотрудникам, что вы ведете точный учет – отличный способ предотвратить кражу.

8. Надежные информационные системы

Ведение эффективного и прибыльного бизнеса – это все о совместном использовании и использовании точной информации, обычно через интегрированную систему программного обеспечения.

Если ваши сотрудники знают, что уровни товаров в вашей системе всегда актуальны, они будут доверять программному обеспечению и использовать его для решения всех своих задач. И в результате вы получите более чистые данные, которые улучшат отчетность, сотрудничество и эффективность всей команды.

9. Снижение складских расходов

Когда в вашем отчете о запасах указано, что у вас есть на складе, процесс отгрузки выполняется более эффективно.

Вашему складскому персоналу не нужно бегать в поисках последнего товара, потому что вы точно знаете, когда он был продан и отправлен.

Это позволяет вам обрабатывать больше заказов за то же время одним и тем же персоналом или по-разному балансировать ресурсы. Точные уровни запасов помогут сохранить ваш бизнес в экономичном режиме!

10. Инвентаризация и эффективность на конец года

Когда все уровни ваших запасов постоянно обновляются, периодические инвентаризации выполняются быстрее и эффективнее, потому что вы просто подтверждаете данные, которые уже есть в вашей системе, вместо того чтобы тратить много времени на ввод данных.

11. Эффективность в пик сезона

В случае больших объемов заказов, таких как те, которые возникают во время пикового торгового сезона и внезапных распродаж, ваши складские запасы смогут быть точными, что будет способствовать увеличению продаж.

Для растущих розничных продавцов, особенно тех, которые увеличивают охват или количество каналов сбыта, управление запасами может показаться непосильной задачей. Мы надеемся, что эти одиннадцать преимуществ управления запасами иллюстрируют, что эффективность, которую вы получите, стоит ваших усилий. Небольшое внимание к этой основополагающей части вашего бизнеса может принести большие выгоды.

Теперь вы должны понять, почему так важно эффективное управление запасами. Однако, что подразумевает эффективное отслеживание ваших запасов? Здесь задействовано больше направлений и техник, чем вы думаете.

12 методов управления запасами

Точное управление запасами и контроль запасов зависят от лучшей практики и использования эффективных методов управления запасами. Рассмотрите следующие 12 лучших методов и действий по управлению запасами и складом.

1. Циклические инвентаризации

Процедура циклических инвентаризаций включает разделение ваших запасов на более мелкие и более конкретные списки товаров, которые необходимо подсчитать. Вы можете разделить свои товары по категории, продавцу или даже местоположению склада. Обычно это можно сделать легко и эффективно при использовании системы управления запасами.

Но есть два определенных фактора, которые являются лучшим методом управления запасами: высокий риск и высокая ценность.

Подсчет высокого риска – это список товаров, которые исторически имели самые большие расхождения в запасах, склонны к краже или для которых было выполнено наибольшее количество корректировок из-за поломок или возвратов. Этот тип подсчета гарантирует, что вы проанализируете причины, по которым было так много списаний, и, таким образом, вы узнаете, как смягчить причины.

С другой стороны, подсчет высокой стоимости – это список товаров, которые имеют самую высокую стоимость или потенциальную продажную стоимость. Поскольку эти товары являются наиболее затратными для вас, важно всегда понимать и точно отслеживать их.

2. FIFO

Для оценки запасов существует три общих расчета:

• LIFO (последним пришёл – первым ушёл)
• FIFO (первым пришёл – первым ушёл)
• AVCO (средняя стоимость или взвешенная стоимость)

Выбор правильного метода оценки запасов является решающим шагом, поскольку он может существенно повлиять на вашу отчетную прибыльность.

FIFO часто используется – как и многие другие методы управления запасами – поскольку считается, что это наиболее реалистичный метод в отношении того, что происходит на вашем складе, при этом гарантируя, что ваш баланс также отражает фактические затраты, которые вы сделали при закупке запасов.

3. ABC-анализ

Идея анализа ABC состоит в том, чтобы эффективно расставить приоритеты вашего внимания и ресурсов на запасах товаров, которые в этом больше всего нуждается.

Согласно принципу Парето, 80% общего потребления запасов приходится на 20% от общего количества ваших товаров. ABC-анализ полезен, чтобы помочь вам определить, как сделать управление запасами максимально эффективным.

Используя этот метод в качестве отправной точки, вы можете разделить свои запасы на три категории в зависимости от ценности, стоимости и потребления. Например:

Используйте эти группы, чтобы классифицировать свои товары, и тогда вы сможете убедиться, что ваши методы управления запасами вращаются вокруг подсчета этих товаров сначала в группе A, а затем в группах B и C, соответственно.

4. Точно в срок (JIT)

Хотя заказ «точно в срок» (англ. Just in Time, или JIT) по-прежнему считается для некоторых рискованной стратегией, это может быть отличным способом компенсации рисков, связанных с управлением запасами, для вашего производителя или поставщика.

При наличии JIT вы получите товары непосредственно перед их отправкой или продажей. Это полезно для малых предприятий, у которых, возможно, не так много складских площадей или денежного капитала, как у более крупных. Вместо того, чтобы тратить деньги на товарные запасы, вы можете вложить эти деньги в первую очередь в привлечение большего количества продаж.

Чтобы этот метод управления запасами работал, вам необходимо иметь здоровые и надежные отношения со своим поставщиком, иначе вы рискуете разочаровать клиентов, если товары будут отправлены медленно.

5. Излишки запасов и мертвые запасы

Избыточные запасы могут привести к появлению мертвых запасов, если у вас нет эффективной стратегии управления запасами, позволяющей перемещать эти товары и предотвращать повторение этого.

Мертвые запасы – это товары, которые никогда не продавались или не использовались потребителями до того, как были исключены из процесса продажи, возможно, потому что они устарели.

Кросс-мерчандайзинг – отличная стратегия, помогающая увеличить продажи излишков запасов и медленно оборачиваемых товаров, позволяющая быстрее перемещать эти товары.

Точно так же адаптация вашей многоканальной стратегии может стать отличным стимулом для перемещения избыточных запасов. Возможно, это так же просто, как продать эти товары на популярных торговых площадках или даже использовать торговые площадки в социальных сетях Facebook и Instagram, чтобы продать эти товары тем, кто еще не знает о вашем бренде.

6. Уровни номинала

Уровни номинала – это минимальные количества каждой позиции, которые вы хотите иметь на складе. Если доступность ваших товаров опускается ниже этого уровня, вы знаете, что вам нужно дозаказать этот продукт.

Установка уровня номинала обеспечивает структуру и метод приоритезации в процессе повторного заказа и является отличным способом удовлетворить спрос.

7. Страховой запас

Страховой запас – это дополнительный запас, который вы храните на своем складе, чтобы снизить риск полного вымывания запасов из-за пиков спроса и предложения.

Но вам нужно будет рассчитать оптимальный уровень страхового запаса – достаточный, чтобы запасов хватило, но не настолько большой, чтобы на вашем складе был переизбыток товара.

Страховой запас = 1,65 × квадратный корень покупательского спроса

8. Планирование на случай непредвиденных обстоятельств

Ваш бизнес электронной коммерции полагается на своих клиентов и на то, насколько хорош их опыт, поэтому элемент планирования на случай непредвиденных обстоятельств всегда должен быть главным приоритетом. Поскольку тенденции в розничной торговле постоянно меняются, чтобы быть готовым к любому сценарию важно внимательно следить за своими запасами и системой управления запасами.

Чтобы избежать потенциальной потери дохода или скопления недовольных клиентов, вам нужно убедиться, что у вас есть жизнеспособный план действий для каждой из этих ситуаций и любых других, с которыми, по вашему мнению, ваш бизнес может столкнуться в будущем.

9. Продажа на условиях консигнации

Продажа на условиях консигнации – это когда вы отправляете товары другим розничным продавцам для хранения и продажи от вашего имени; каждый бизнес получает согласованную долю прибыли.

Любой бизнес может продавать товар как грузоотправитель или грузополучатель, но вам необходимо обеспечить точный учет запасов – как финансово, так и физически.

При продаже товаров на условиях консигнации необходимо учитывать следующие важные моменты:

• Как будут сообщаться уровни запасов? В ручном режиме? Электронное письмо? EDI?
• Используете ли вы управление запасами в нескольких местах, чтобы упростить этот процесс?
• Кто оплачивает фрахт и отгрузку грузовых отправлений?
• Что произойдет, если товар будет поврежден или неисправен?
• Кто отвечает за страхование товаров?
• Покупатели возвращают товары продавцу или напрямую вам?
• Используете ли вы пакет счетов или команду, которая знакома с товарными запасами и их финансовыми последствиями?
• Как вы будете регистрировать и отслеживать непогашенную задолженность получателя?

10. Дропшиппинг

Представьте на мгновение, что дропшиппинг – это «анти»-метод управления запасами. Это может показаться немного странным, но, как и в случае с JIT-заказами, это способ компенсировать риски и затраты, связанные с управлением запасами, для другого бизнеса.

Дропшиппинг включает в себя пересылку заказов на продажу и поставку в виде запроса вашему поставщику или производителю. Затем они будут нести ответственность за отправку товаров вашим клиентам от вашего имени, чтобы покупатель не знал, что вы использовали компанию дропшиппинга.

Приняв этот подход, вы, как правило, будете иметь более низкие накладные расходы, поскольку вы не храните товары физически, не поддерживаете процесс отгрузки и, вероятно, вам не придется оплачивать запасы авансом. Точно так же управление уровнями запасов также не входит в вашу ответственность – это «анти» часть, о которой мы упоминали ранее.

11. Анализ KPI

Для розничной торговли существует несколько ключевых показателей эффективности (KPI), которые вы можете проанализировать, чтобы лучше планировать запасы и предотвратить расхождения на складе. Вот за чем мы рекомендуем вам следить:

• Валовая прибыль влияет на ваши стратегии ценообразования и дисконтирования.
• Скорость оборачиваемости запасов влияет на то, какой у вас будет оборотный капитал для покрытия операционных расходов.
• Коэффициент продаваемости позволяет вам увидеть, какие товары и товарные линейки имеют всплески или падения продаж – и почему – чтобы помочь вам улучшить процессы планирования спроса и пополнения запасов.
• Единицы на транзакцию помогают как в планировании спроса, так и в стратегиях дополнительных продаж.
• Коэффициент возврата позволяет вам глубже понять, какие товары имеют более высокий процент возврата, чем другие, и почему, гарантируя, что вы знаете, как улучшить процесс подбора, упаковки, доставки или упаковывания товара.
• Показатель «идеального заказа» показывает, нуждается ли ваш процесс подбора, упаковки и отгрузки в улучшении.
• Время выполнения – ключевой показатель, когда дело доходит до планирования спроса, он показывает, сколько времени требуется вашим поставщикам, чтобы доставить вам товары после того, как они были заказаны.

12. Возвращенные товары

Поскольку 89% покупателей утверждают, что они снова совершили бы покупки в интернет-магазине, если процесс возврата легок и прост, важно найти хороший способ управления этим типом запасов в рамках ваших стратегий управления запасами.

Есть разные способы обработки возвратов. Для начала мы сосредоточимся на двух типах: авторизованный возврат и автоматический/слепой возврат.

• Авторизованный возврат. Требовать от клиентов звонка или электронного письма в своих запросах на возврат.
• Слепой возврат. Для этого процесса необходимы оригинальная упаковка и разрешение клиентам распечатать квитанцию о возврате прямо с вашего веб-сайта.

Если вы требуете, чтобы ваши клиенты звонили или отправляли электронное письмо в своих запросах на возврат, мы называем это «авторизованным возвратом». Такой подход к возврату дает вашей команде возможность поговорить с клиентом, чтобы узнать больше о том, почему они возвращают товар и можно ли предложить в обмен на него другой товар. Это также гарантирует, что у вас будет обзор товара, который вы ожидаете вернуть на склад, но это требует больше человеческих ресурсов и времени.

С другой стороны, автоматический или слепой возврат может упростить процесс возврата как для вас, так и для ваших клиентов. Для этого процесса необходимы возвратный талон, оригинальная упаковка товара и оплата доставки со стороны клиента. Несмотря на то, что вы не будете видеть поступающие запасы до того, как они прибудут на ваш склад, вы потратите меньше времени в долгосрочной перспективе, особенно если у вас есть надежная система управления запасами, позволяющая сканировать товары на складе.

Следовательно, на эффективное управление запасами уходит много внимания. Вам может потребоваться прямая поставка, частичное выполнение заказов, обработка возвратов, выполнение операций с одного или нескольких складов или, возможно, даже объединение всех этих процессов и многого другого.

Использование технологий в форме системы управления запасами часто является единственным способом всегда быть в курсе всего. Но что же представляет собой такая система? Какие бывают типы и что правильная альтернатива может принести вашему бизнесу?

Что такое система управления запасами?

Теперь вы хорошо разбираетесь в основах управления запасами и как они являются неотъемлемой частью ваших повседневных операций. Все это касается отслеживания запасов, поставок и продаж. Короче говоря, всего, что влияет на ресурсы, которые у вас есть под рукой.

Системы управления запасами – это ваши средства организации всех элементов, которые входят в управление запасами. Это процесс, с помощью которого вы отслеживаете товары от одного конца до другого по всей цепочке поставок.

Существует много вариантов решений. Однако в целом системы управления запасами делятся на две категории:

• Системы с периодическим обновлением данных о запасах
• Бессрочные системы управления запасами

Системы с периодическим обновлением данных о запасах

Это то, что, вероятно, лучше всего назвать «старомодным» управлением запасами. Фактически, название «инвентаризация», возможно, лучше описывает это. Компании регулярно подсчитывают свои запасы.

Типичная периодическая система может видеть, что фирма проводит инвентаризацию каждые три или шесть месяцев. В это время сотрудники проверят склады или складские помещения и подсчитают наличные запасы. Как правило, они также рассчитывают финансовую стоимость запасов, а также сырья на месте.

В момент каждой инвентаризации организация может проверить, имеет ли смысл уровни запасов. Любое уменьшение запасов должно соответствовать цифрам продаж или потерям. Это единственный способ выявить любые несоответствия, которые могут нанести ущерб чистой прибыли.

Системы с периодическим обновлением данных о запасах далеки от идеала. Как правило, они подходят только для самых маленьких розничных продавцов. Только фирмы, которые хранят и продают минимальные объемы запасов, могут обходиться периодическим подходом. Более крупные фирмы, используя такой подход, могут допускать слишком много дорогостоящих ошибок.

Например, отсутствие постоянного отслеживания запасов может привести к затовариванию или занижению запасов. Оба эти случая наносят огромный ущерб бизнесу. Избыток запасов означает, что у вас простаивает ценный товар. Вы также тратите критически важное складское пространство на этот медленно движущийся товар.

Недостаток запасов так же вреден для производственной деятельности. Когда у вас недостаточно запасов, вы должны отказаться от заказов или, что еще хуже, не выполнить все принятые вами заказы. Любой из этих способов навредит вашей репутации среди клиентов.

Периодическое обновление данных о запасах имеет также финансовые и отчетные недостатки.

Бессрочные системы управления запасами

Другой основной тип решений для отслеживания запасов – бессрочная система. С помощью бессрочных систем все, что связано с товарными запасами фирмы и цепочкой поставок, отслеживается в режиме реального времени. Уровни запасов и связанные отчеты обновляются при каждой продаже, доставке или поломке.

Большинство розничных торговцев используют какую-либо систему бессрочного управления запасами. Эти системы имеют множество преимуществ перед периодической альтернативой. В целом, бессрочные системы обеспечивают более высокий уровень точности. Это способствует более информированному планированию будущего.

Есть множество различных примеров бессрочных автоматизированных систем управления запасами. Давайте посмотрим на некоторые из основных, а также на их основные сильные и слабые стороны.

Ручное, низкотехнологичное управление запасами

Многие новые или небольшие розничные торговцы начинают с ручных, низкотехнологичных решений. Короче говоря, они ведут учет инвентаря с помощью ручки и бумаги. Каждая продажа и поставка регистрируются в бухгалтерской книге по мере необходимости, чтобы поддерживать учетную запись в актуальном состоянии.

Владелец бизнеса затем должен только проверять письменную запись по мере необходимости. Например, они могут решить, стоит ли и когда поднимать заказ на поставку у поставщиков. Основные преимущества этого типа системы в том, что она проста и недорога. С другой стороны, человеческая ошибка является серьезным недостатком, равно как и то, что это требует большого количества времени.

Управление запасами через электронную таблицу

Многие предприятия отказались от управления запасами вручную. Однако есть много тех, кто еще не воспользовался специальным программным решением, которое представляет собой систему управления запасами. Система, которую используют эти люди, включает отслеживание запасов и многое другое с помощью электронной таблицы.

Такая программа, как Excel, отлично подходит для управления запасами на базовом уровне. Профессионал, хорошо разбирающийся в электронных таблицах, может создать достойную систему. Запасы, стоимость, показатели продаж и многое другое можно отслеживать в одном простом документе. Современные инструменты обмена файлами также могут быть частью этих систем. При их использовании любой человек в организации может получить доступ к соответствующему документу.

Существенным недостатком систем на основе электронных таблиц по-прежнему является проблема человеческой ошибки. Введите неверные цифры на любом этапе, и ошибка может стать снежным комом. Более того, таблицы не могут объяснить сложность многих предприятий. Многие фирмы имеют несколько каналов сбыта или складов. В таких случаях документ Excel быстро станет сложным и громоздким.

Специальное программное обеспечение для управления запасами

Управление запасами является фундаментальным для многих современных фирм. По этой причине на рынке представлено множество систем и программного обеспечения для управления запасами. Они были специально созданы, чтобы помочь розничным торговцам организовать свою цепочку поставок. Эти решения позволяют фирмам внедрять более сложные решения для отслеживания запасов.

Специализированные решения для управления запасами бывают всех форм и размеров. Многие из них теперь работают в облаке, что упрощает их внедрение и масштабирование при необходимости. Лучшие примеры также предоставляют превосходный набор функций для бизнеса. Вот некоторые из наиболее примечательных:

• Обновление уровня запасов в реальном времени
• Автоматические уведомления о низком уровне запасов
• Отслеживание запасов с помощью штрих-кодов или номера лота
• Создание точных записей

Принципиальные преимущества такой программно-определяемой системы управления запасами очевидны. Автоматизируются многие ранее отнимающие много времени процессы управления запасами. Это экономит рабочее время сотрудников и освобождает их для выполнения других задач. Более того, человеческая ошибка выходит за рамки этого уравнения. Таким образом, эти системы достигают более высокого уровня точности.

Однако у специальной системы управления запасами есть один недостаток. То есть вы должны интегрировать ее с другими вашими системами. Это может потребовать времени и усилий и зависит от системы; это может быть даже невозможно. Вот где нужны более комплексные и интегрированные системы.

Комплексные решения для розничных операций

Управление запасами – это лишь часть вашей более широкой бизнес-операции. Следовательно, лучшая система управления запасами должна без проблем работать с другими вашими процессами. Это то, что вы получите, если воспользуетесь интегрированной платформой розничных операций.

Такие решения объединяют все жизненно важные операции продавца, включая управление запасами. Это означает, что информация обо всех сферах вашего бизнеса и доступ к ним всегда у вас под рукой. С помощью одного интерфейса вы можете управлять запасами, управлять счетами, отслеживать заказы и многое другое.

У этих всеобъемлющих систем множество преимуществ. Вы получаете точные межорганизационные данные и контроль. Все отделы могут взаимодействовать автоматически. Более того, критически важные бизнес-процессы будут работать без сбоев с минимальным вмешательством. Однако такие системы дороже более простых альтернатив. Их лучше всего используют фирмы, которые выходят за рамки этих менее всеобъемлющих возможностей.

Зачем вам нужна система управления запасами

Какой тип системы управления запасами вам понадобится, будет зависеть от вашего бизнеса. Системный подход к управлению запасами – лучший способ обеспечить точность. Управляя запасами как вам вздумается вы навлекаете на себя самые разные трудности.

Автоматизированные системы управления запасами позволяют вести актуальный учет запасов. Отсутствие таких записей может в кратчайшие сроки привести к проблемам с затовариванием или занижением запасов. Не говоря уже о побочных эффектах, которые может иметь любое обстоятельство.

Затоваривание

Без системы управления запасами вы можете потерять счет, сколько единиц товара у вас есть. Это может привести к тому, что вы разместите новый заказ, когда в этом нет необходимости. Тогда у вас будет гораздо больше этого товара, чем реально требует покупательский спрос. Это проблема, известна под названием затоваривание.

Все розничные торговцы должны избегать избыточных запасов. Это порождает две серьезные и разрушительные проблемы. В лучшем случае наличие слишком большого количества запасов означает, что вы зря тратите складское пространство. Пространство, которое можно было бы использовать для товаров с повышенным спросом, вместо этого теряется из-за медленно перемещающихся запасов. В худшем случае избыток запасов может создать для розничной торговли кошмар мертвых запасов.

Мертвые запасы – это запасы, которые по какой-либо причине невозможно продать. Может случиться так, что потребительские тенденции меняются, что означает отсутствие спроса. В случае скоропортящихся продуктов запасы могут исчезнуть, прежде чем вы сможете их продать. Мертвые запасы всегда вредят вашей прибыли. Вы потратили деньги на их покупку, и часто вынуждены платить больше, чтобы избавиться от них.

Недостаточный запас товаров

Отсутствие достаточного количества запасов часто так же вредно, как и наличие слишком большого количества, которое усложняет жизнь. Когда бизнес испытывает дефицит, это может создать две разные проблемы. Первая проблема состоит в том, что вы будете вынуждены отклонять заказы или отмечать товары на вашем веб-сайте как отсутствующие.

Ни один бренд никогда не должен отказываться от заказов, если он может этого избежать. Это является отказом от дохода. Также нет гарантии, что клиент, который не может купить у вас ни одного товара, не перенесет весь свой бизнес в другое место.

Вторая проблема, которую может создать недостаток запасов, еще более серьезна. Это проблема связана с продажами сверх своих запасов, и особенно болезненна для предприятий электронной коммерции. Продажи сверх своих запасов означают принятие заказов на товары, которых у вас фактически нет. Это беспокоит многих розничных торговцев, которые не используют систему управления запасами.

Дело в том, что их записи не совсем точно отражают реальную ситуацию на складе. Веб-сайты и системы заказов не могут отслеживать фактические запасы на складе. Они позволяют клиентам размещать заказы на товары, отсутствующие в наличии. В таком случае компания, скорее всего, не выполнит эти заказы. Мало того что это сильно расстраивает клиентов, так еще и заставляет фирмы возвращать деньги или другие средства компенсации.

Эффект домино

Отсутствие прозрачности или точности в отслеживании цепочки поставок приводит к вышеуказанным проблемам. Такая неточность является прямым результатом отказа от использования системы управления запасами. Существует также ряд косвенных последствий неаккуратного и неточного управления запасами, который используют розничные торговцы без определенной системы.

Неудачи, вызванные плохим управлением запасами, могут быстро подорвать репутацию вашего бренда. Современные потребители покидают компании гораздо быстрее, чем когда-либо прежде. Подавляющее большинство уйдет после одного неудачного опыта. Многие покупатели также не станут молчать об этих неприятных переживаниях. Отрицательные отзывы клиентов сильно отталкивают потенциальных новых клиентов.

Оптимизация многоканального управления запасами

Продавцы, которые продают через несколько каналов, должны применять систематический подход к управлению запасами. Помимо того, что они сталкиваются с теми же проблемами, описанными выше, сложность их операций такова, что никакой другой подход не является жизнеспособным.

Если вы продаете через свой сайт и другие сторонние каналы, отслеживание запасов является серьезной проблемой. Создать и поддерживать электронную таблицу для этой цели просто невозможно. Обновление уровней запасов и отслеживание заказов потребует огромного количества часов персонала. Вам нужна автоматизированная система управления запасами, чтобы ваша команда могла сосредоточиться на своих других важных задачах.

Характеристики вашей системы управления запасами

К настоящему времени должно быть очевидно, насколько важно для вашей фирмы правильное решение для отслеживания запасов. Что же определяет, какой вариант вам подходит? Это будет зависеть от вашей отрасли, целевой аудитории и многих других факторов.

Есть несколько важных функций, на которые следует обратить внимание, если вы ищете программное решение. Ниже приводится краткое изложение некоторых из наиболее полезных.

1. Сканирование штрих-кода

Знание уровня ваших запасов и их местонахождение имеет решающее значение для управления запасами. Лучшие программные решения легко интегрируются со сканерами штрих-кода на вашем складе. Таким образом, реальная ситуация на местах также будет отражением вашей системы.

2. Обновление запасов в реальном времени

Изменения уровня запасов и движения запасов обновляются в режиме реального времени. Как только заказ размещается или приходит доставка, ваша система отслеживает изменения. Это происходит даже тогда, когда товары продаются комплектами или если единицы составляют часть более крупного пакета.

3. Расширенная отчетность

Управление запасами также может помочь компаниям узнать больше о своем бизнесе в целом. Интеллектуальные отчеты о продажах, уровнях повторных заказов и многом другом дают неоценимую информацию. Такие отчеты помогают компаниям оптимизировать время заказа и отслеживать свои самые популярные товары.

4. Поддержка многоканальных продаж

Немногие современные предприятия одномерны. Например, большинство компаний электронной коммерции продают товары по разным каналам. Сюда относятся сторонние сайты, социальные сети и пр. Ваша система управления запасами должна интегрироваться с такими каналами для обеспечения точности.

5. Управление запасами на нескольких складах

Если у вас несколько складов или складских площадок, управление запасами может быть сложнее. Лучшая система управления запасами будет отслеживать запасы более чем в одном месте и давать представление о местонахождении запасов, а также об их объеме. Это также сделает перенос товаров из одного места в другое интуитивно понятным. Не говоря уже о записи всех перемещений в реальном времени.

6. Планирование и прогнозирование спроса на товарные запасы

Превосходное управление запасами – это не только настоящее, но и будущее. Лучшие системы управления запасами учитывают это с помощью встроенных функций планирования и прогнозирования спроса. Данные о сезонности, потребительских тенденциях и многом другом используются для разработки точных прогнозов будущего потребительского спроса. Это гарантирует, что вы сможете инвестировать в правильный инвентарь в нужное время.

7. Точный учет

Стоимость ваших запасов и то, как они меняются, имеют решающее значение для бизнес-операций. Система управления запасами должна включать интегрированный учет. Таким образом вы получаете точное отслеживание своих финансовых результатов в режиме реального времени.

8. Отслеживание сырьевых материалов и процесса сборки

Управление запасами подходит не только для розничных продавцов B2C или интернет-магазинов. Это также важно для производителей, которые выводят свою продукцию на рынок. Решения для отслеживания запасов, подходящие для этих фирм, должны иметь дополнительные элементы. Они включают в себя возможность отслеживать сырье в цепочке поставок, а также процессы сборки.

9. Межорганизационная интеграция

Каким бы важным ни было управление запасами, это не что-то обособленное. Это всего лишь одна часть ваших бизнес-операций. Идеальная система управления запасами легко интегрируется со всеми другими отделами. Таким образом, вся ваша компания всегда будет двигаться в одном направлении.

10. POS

Для розничных торговцев с физическими магазинами, а также с каналами электронной коммерции, интегрированное программное обеспечение POS является еще одной необходимостью. Такое программное обеспечение синхронизирует всю информацию о покупках и запасах из транзакций в магазине с более широкой автоматизированной системой управления запасами розничного продавца. Таким образом, количество запасов мгновенно обновляется как в онлайн, так и в офлайн каналах.

Интеграция системы управления запасами с вашим розничным техническим стеком

Мы уже пару раз говорили о важности интеграции. Автономные системы – для любого бизнес-процесса или области – не являются путем вперед. По крайней мере, для большинства предприятий. Наличие разрозненных решений ведет к разрозненности данных. Они являются препятствиями на пути вашей фирмы к максимально эффективной работе.

Когда дело доходит до программного обеспечения и технических инструментов для поддержки вашего бизнеса, существует множество вариантов. Этот отчет о розничных технологиях должен дать вам некоторое представление. При выборе любого дополнения к вашему стеку розничных технологий ключевым моментом должна быть простота интеграции.

К счастью, системы управления запасами легко объединить с другими решениями. Лучшие системы и инструменты теперь создаются с учетом интеграции. Они могут похвастаться высокопроизводительной интеграцией со многими сторонними приложениями и службами.

Самыми высокотехнологичными решениями также являются комплексные розничные платформы. Они не только обеспечивают специализированное управление запасами; они предлагают эту функцию и многое другое. Они могут оптимизировать хранение на складе, бэк-офис, бухгалтерский учет и множество других жизненно важных процессов.

Как система управления запасами может иметь решающее значение для вашего успеха

В общем, розничная торговля – это наличие нужных товаров для продажи в нужное время. Поэтому есть несколько вещей более фундаментальных для этого сектора, чем управление запасами. Вот почему вам необходимо привлечь внимание к этому аспекту вашего бизнеса.

Системный подход – единственный способ обеспечить точность и эффективность управления запасами. Вы должны использовать систему управления запасами, чтобы нести ответственность за свою цепочку поставок. Поступая так, вы избежите двойной угрозы затоваривания и недостатка запасов.

Когда дело доходит до решений для отслеживания запасов, стоит изучить несколько возможностей. Вы можете полагаться на ручные процессы или простые таблицы. Однако для получения лучших результатов вам следует использовать современное программное обеспечение.

Такие решения предлагают множество функций для автоматизации и улучшения управления запасами. От сканирования штрих-кода до учета в реальном времени – система управления запасами может произвести революцию в вашем бизнесе. Это своего рода автоматизированное решение для инвентаризации, которое может оказаться жизненно важным для вашего успеха.