Что такое навыки тайм-менеджмента (управления временем) и почему они важны на рабочем месте? Сотрудники, которые правильно распоряжаются своим временем, более продуктивны, более эффективны и чаще укладываются в сроки. Они концентрируются на самых важных и ответственных задачах и ограничивают количество времени, которое тратится на выполнение несущественных обязанностей.

Навыки тайм-менеджмента, как и другие «мягкие» навыки, такие как организаторские способности, пользуются большим спросом. Работодатели будут оценивать вашу способность управлять своим временем, а также эффективность работы вашей команды для достижения целей отдела.

Узнайте о навыках тайм-менеджмента, поймите, почему они ценны на рабочем месте, рассмотрите различные виды навыков тайм-менеджмента и посмотрите примеры их использования на работе.

Что такое навыки тайм-менеджмента?

Тайм-менеджмент включает в себя управление как собственным временем, так и временем других людей. Тайм-менеджмент означает эффективную работу, и работодатели в любой отрасли ищут сотрудников, которые могут оптимально использовать время, имеющееся в их распоряжении на работе. Экономия времени позволяет организации экономить деньги и увеличивать доходы.

Эффективное управление временем требует от сотрудников анализа своей рабочей нагрузки, определения приоритетов и сохранения концентрации на продуктивных начинаниях.

Сотрудники, которые отлично умеют управлять временем, могут устранить отвлекающие факторы и заручиться поддержкой коллег для достижения своих целей.

Виды навыков тайм-менеджмента

Определение приоритетов

Может оказаться невозможным выполнить все задачи, которые от вас ожидают, за одну минуту. Вы также можете захотеть сделать все сразу. Но вы должны расставить приоритеты, чтобы иметь возможность выполнить самые важные задачи в том порядке, который имеет смысл. При определении приоритетов учитывайте такие факторы, как время выполнения каждой задачи, сколько времени она может занять, насколько она важна для других членов организации, что может произойти, если задача не будет выполнена, и не помешают ли какой-либо задаче узкие места в процессе.

  • Распределение
  • Управление ожиданиями
  • Предотвращение потерь
  • Определение приоритетов запросов и требований
  • Высокоценные виды деятельности
  • Обзоры эффективности
  • Постановка целей

Составление расписания

Составление расписания важно, потому что некоторые задачи должны выполняться в определенное время. Планирование влияет на ваш день, неделю, месяц, а также на рабочий процесс других людей. У большинства людей есть определенное время суток, когда они более или менее продуктивны в зависимости от уровня энергии и требований дня. Расписание также может быть хорошим способом избежать проволочек.

  • Программное обеспечение для составления расписания
  • Намеренность
  • Пунктуальность
  • Разбиение более широких целей на этапы
  • Разбивка этапов на проекты

Управление задачами

Списки дел (правильно расставленные по приоритетам и интегрированные в ваше расписание) – это отличный способ не забыть что-то важное. Это также отличный способ не тратить весь день на размышления о том, что вам нужно сделать. Запоминание задач требует энергии, а размышления о том, что нужно делать всю неделю, могут быть утомительными и подавляющими. Разделите все необходимые задачи на список на каждый день, и вам не придется беспокоиться обо всем сразу. Просто выполняйте задания по одному за день.

  • Проактивность
  • Пакетирование
  • Создание ежедневных, еженедельных и ежемесячных списков дел
  • Многозадачность
  • Тщательность
  • Организация
  • Управление электронной почтой

Управление рабочей нагрузкой

Соблюдение темпа работы, несмотря на то что это может показаться странным для того, чтобы называть это навыком, является важной концепцией тайм-менеджмента. Хотя длительная работа или пропуск перерывов иногда может повысить производительность в краткосрочной перспективе, впоследствии ваше переутомление приведет к тому, что общая производительность снизится. За исключением редких чрезвычайных ситуаций, важно не поддаваться искушению переработать. Включите в свое расписание необходимые перерывы и разумное время выхода из работы.

Знание и соблюдение оптимальной рабочей нагрузки обеспечивает постоянство в работе и предотвращает выгорание. Работодатели хотят иметь возможность рассчитывать на вас в долгосрочной перспективе.

  • Управление процессом
  • Ассертивность
  • Устранение переутомления
  • Перерывы

Делегирование

В зависимости от того, какую работу вы выполняете, вы можете делегировать некоторые задачи. Знание того, что и когда делегировать, является важным навыком. Некоторые люди сопротивляются делегированию, либо потому что хотят сохранить контроль, либо потому что хотят сэкономить деньги, не нанимая помощников. Оба подхода в конечном итоге снижают производительность и увеличивают расходы.

Помните, однако, что, если вы старательно практикуете тайм-менеджмент и все равно не можете все успеть, возможно, вы пытаетесь сделать слишком много. Лучше преуспеть в нескольких задачах, чем пытаться и потерпеть неудачу во многих.

Другие навыки тайм-менеджмента

Здесь представлены дополнительные навыки тайм-менеджмента для резюме, сопроводительных писем, заявлений о приеме на работу и собеседований. Необходимые навыки зависят от должности, на которую вы претендуете, поэтому также просмотрите наш список навыков, перечисленных по должностям и типам навыков.

  • Аудит
  • Забота о себе
  • Открытость
  • Программное обеспечение для повышения производительности
  • Общение
  • Адаптивность
  • Высокая стрессоустойчивость
  • Надежность
  • Внимание к деталям
  • Дедуктивное мышление
  • Индуктивное мышление
  • Критическое мышление
  • Оценка
  • Постоянное совершенствование
  • Управление рисками
  • Поиск и устранение проблем
  • Обеспечение качества
  • Управление проектами
  • Управление конфликтами
  • Разборчивость
  • Соблюдение
  • Формулирование
  • Мозговой штурм
  • Эффективность
  • Трудолюбие
  • Чувствительность к проблемам

Примеры тайм-менеджмента на рабочем месте

В этом списке приведены примеры эффективного тайм-менеджмента на работе.

Часть 1:

  • Адаптация планов к изменяющимся обстоятельствам.
  • Распределение времени для выполнения конкретных задач.
  • Анализ процессов и выбор наиболее простого способа выполнения задачи.
  • Просьба о помощи, когда перегружен требованиями.
  • Убедительность, чтобы сказать «нет» неуместным требованиям, которые отвлекают от основных обязанностей.
  • Приступать к более сложным задачам, когда у вас больше всего энергии и острая концентрация.
  • Аудит того, как расходуется время.
  • Избегание излишних светских бесед с коллегами.
  • Избегание проволочек; действуйте вместо того, чтобы беспокоиться.
  • Разбивка широких целей на более мелкие части и концентрация на одном шаге за раз.
  • Разбивка проектов на выполнимые части.
  • Создание ежедневных, еженедельных и ежемесячных списков дел.
  • Составление расписания.
  • Делегирование более рутинных задач сотрудникам более низкого уровня.
  • Правильное питание для поддержания энергии.
  • Исключение потерь времени.
  • Занятия спортом и участие в других снижающих стресс мероприятиях в свободное время, чтобы максимально увеличить энергию во время работы.

Часть 2:

  • Содействие эффективному проведению совещаний; соблюдение временных рамок для совещаний.
  • Группировка похожих задач вместе для ограничения времени перехода.
  • Поддержание организованного рабочего пространства.
  • Многозадачность; плавное переключение с одной задачи на другую.
  • Открытость к более эффективным способам выполнения работы.
  • Упорядочивание цифровых файлов для удобства поиска.
  • Планирование своего дня накануне вечером или утром.
  • Расстановка приоритетов в просьбах и требованиях.
  • Определение приоритетов в списке проектов и концентрация на более важных задачах с более сжатыми сроками.
  • Пунктуальность.
  • Откладывание мобильных телефонов в сторону, чтобы не отвлекаться на личные сообщения, если они не нужны для работы.
  • Анализ работы и устранение отклонений от приоритетов.
  • Постановка ежедневных, еженедельных и ежемесячных целей.
  • Установление реалистичных стандартов качества и отказ от перфекционизма.
  • Установление определенного времени для ответа на электронную почту.
  • Делание коротких перерывов для восстановления энергии.
  • Касаться каждого листа бумаги или читать каждое письмо только одно раз, когда это возможно.

Как выделить свои навыки

Добавьте соответствующие навыки в свое резюме: Для исполнительных помощников и менеджеров перечисленные выше навыки тайм-менеджмента важно включить в резюме.

Подчеркните навыки в сопроводительном письме: Внимательно прочитав описание вакансии, отметьте в своем письме аналогичные проекты, где управление временем играло ключевую роль.

Используйте слова о навыках на собеседовании: Изучите эти вопросы для интервью по тайм-менеджменту перед собеседованием, чтобы быть готовым ответить на них конкретными примерами того, как вы эффективно управляете своей рабочей нагрузкой.