Умение делегировать полномочия важно для каждого руководителя или менеджера. Менеджеры должны уметь доверять сотрудникам ответственность, но при этом следить за тем, чтобы работа была выполнена качественно.

Сильные навыки делегирования позволяют менеджеру знать, какую работу делегировать и кому поручить выполнение обязанностей для успешного достижения целей организации.

Что такое делегирование?

В рабочей обстановке делегирование обычно означает передачу ответственности за выполнение задачи от руководителя к подчиненному. Решение о делегировании обычно принимает руководитель. Однако иногда сотрудник добровольно соглашается взять на себя расширенную роль.

Делегирование также может происходить при наличии менее формальной цепочки полномочий. Например, член группы коллег, назначенный лидером команды, может делегировать задачи коллегам по группе.

Что такое навыки делегирования?

В большинстве случаев хорошие менеджеры знают, как выполнить каждое задание, необходимое команде. Лучшие менеджеры знают, что им не следует пытаться выполнить каждое задание по двум причинам.

Во-первых, они знают, что, скорее всего, каждый член команды может выполнить большинство из этих задач так же хорошо или даже лучше. Во-вторых, лучшие менеджеры понимают, что им не следует перегружать свой график микроменеджментом.

Лидеры, которые умеют управлять, всегда делегируют полномочия. Они учатся справляться с собственным беспокойством о том, надежны ли члены их команды.

Они знают, как инструктировать членов своей команды таким образом, чтобы они чувствовали себя способными выполнить поставленные перед ними задачи.

Делегирование не обязательно подразумевает передачу всей ответственности. Например, руководитель может попросить подчиненного нанять административного помощника, но при этом он все равно будет проверять действия подчиненного по выполнению задания и давать указания.

Виды навыков делегирования

Когда работодатели нанимают и продвигают сотрудников на руководящие должности, они ищут кандидатов с эффективными навыками делегирования. Вот некоторые из основных навыков и качеств, на которые обращают внимание работодатели.

Коммуникация

Руководители должны уметь четко общаться со своими сотрудниками при делегировании полномочий. Они должны объяснить, почему сотруднику было поручено то или иное задание, в чем оно заключается и каковы ожидания. Все это требует четких, эффективных навыков устного и письменного общения.

Умение слушать также является важным коммуникативным навыком, который необходимо использовать при делегировании. Вы должны выслушать все вопросы и опасения вашего сотрудника и убедиться, что он или она понимает ваши ожидания.

  • Правильное объяснение инструкций по выполнению задач
  • Определение ожиданий
  • Перефразирование
  • Активное слушание
  • Устная коммуникация
  • Письменная коммуникация
  • Быстрое исправление недопонимания

Предоставление обратной связи

Хотя делегирование означает передачу задания другому человеку, это не означает, что вы не несете ответственности. Вы должны проверять сотрудника, особенно в конце выполнения задания, чтобы убедиться, что цели достигнуты.

Менеджеры должны давать обратную связь о том, что сотрудник сделал хорошо, с чем у него возникли трудности и почему. Это поможет сотруднику в следующий раз выполнить задание еще лучше.

  • Оценка работы
  • Наставничество
  • Коучинг
  • Мониторинг
  • Менеджмент
  • Негативное подкрепление
  • Позитивное подкрепление
  • Лидерство

Управление временем

Даже если задачу выполняет кто-то другой, вы все равно должны эффективно управлять временем. Вы должны четко определить сроки и контрольные точки для сотрудника и обеспечить его подотчетность. Для этого необходимо заранее спланировать, кому делегировать полномочия. Все это требует организации и управления временем.

  • Бюджетирование времени
  • Планирование
  • Создание этапов
  • Знать, когда нужно вмешаться и помочь
  • Подотчетность
  • Обеспечение качества
  • Оценка

Обучение

Часто при делегировании полномочий необходимо убедиться, что ваш сотрудник или коллега обладает навыками и умениями, необходимыми для выполнения задания. Это может потребовать некоторого обучения перед делегированием. Хороший менеджер знает, как эффективно обучить своих сотрудников новому заданию или навыку.

Некоторые задачи требуют понимания и опыта руководителя.

Перед делегированием менеджеры должны оценить задачи, чтобы определить, имеет ли смысл передавать их подчиненному.

Еще одна задача делегирования, которую решают менеджеры – это определение внешних ресурсов, будь то технологии или другие компании, которые могут помочь в решении повседневных задач.

  • Определение высокоценных видов деятельности
  • Оценка сильных и слабых сторон сотрудников
  • Создание стимулов
  • Управление талантами
  • Продвижение
  • Создание описаний должностей
  • Наем
  • Изучение доступных инструментов обучения
  • Аутсорсинг
  • Сотрудничество

Доверие

Часто менеджеры не делегируют полномочия, потому что не доверяют своим сотрудникам, что они сделают работу настолько хорошо, насколько могли бы. Хороший руководитель доверяет навыкам своих сотрудников. Он формулирует четкие ожидания, обеспечивает обратную связь, но не занимается микроконтролем, пока сотрудник работает над задачей. Доверие – ключ к эффективному делегированию.

  • Рекрутинг
  • Командная работа
  • Лидерство
  • Фасилитация группового обсуждения
  • Согласование ролей, использующих индивидуальные преимущества
  • Формирование консенсуса
  • Высказывание мнений нежелательных членов команды
  • Способность отстраниться от собственных сильных эмоций
  • Выявление системных проблем

Другие примеры навыков делегирования

  • Человеческие ресурсы
  • Чувствительность к этническому и религиозному происхождению
  • Программное обеспечение для повышения продуктивности
  • Анализ проблем без возложения вины
  • Мозговой штурм
  • Компромисс
  • Определение взаимоприемлемых ролей
  • Документирование прогресса команды
  • Усердие
  • Аналитические навыки
  • Эмоциональная стабильность
  • Признание и поощрение групповых достижений
  • Креативность
  • Критическое мышление
  • Решение проблем
  • Инновации
  • Организация
  • Чувствительность к проблемам
  • Медиация
  • Устойчивость
  • Разрешение конфликтов
  • Эмоциональный интеллект
  • Честность
  • Мотивация
  • Дискретность
  • Переговоры
  • Формирование команды

Как сделать так, чтобы ваши навыки выделялись

Добавьте в резюме слова и фразы о навыках: В описании вашей трудовой биографии вы можете использовать некоторые из перечисленных выше ключевых слов.

Подчеркните навыки в сопроводительном письме: В тексте письма вы можете упомянуть один или два из этих навыков и привести конкретный пример того, как вы продемонстрировали эти навыки на работе.

Используйте слова о навыках на собеседовании: Упомяните о своих способностях к делегированию во время собеседования. При собеседовании на руководящие должности убедитесь, что у вас есть хотя бы один или два примера того, как вы продемонстрировали свое умение делегировать полномочия.